Declaraties

 

Het maken van kosten binnen de kerk

Binnen de kerk worden diverse kosten gemaakt, veelal zijn dit vaste lasten die betaald moeten worden en de kosten die door de koster gemaakt worden. Maar er worden ook kosten gemaakt door de diverse commissies. In dit document is samengevat hoe het declareren van gemaakte kosten werkt. Het declaratieformulier is gemaakt om het declareren voor de declarant en het verwerken van declaraties door de boekhouder te vergemakkelijken.

Stap 1: Jaarlijks indienen van een begroting
Jaarlijks dient iedere commissie een begroting ter goedkeuring in waarop de verwachte kosten (en eventuele inkomsten) staan vermeld voor het aankomende boekjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december. De deadline voor het aanleveren van dit budget is november van het daaraan voorafgaande jaar. De commissies die onder de Commissie van Beheer vallen leveren deze per e
mail aan bij de penningmeester via penningmeester.gkv.aduard@gmail.com. De commissies die onder het breed moderamen (BM) vallen leveren deze per email aan bij de scriba via scriba.gkv.aduard@gmail.com.

Stap 2: Het aankopen en/of bestellen van goederen en/of diensten (lees hierna ‘aankoop’)
Indien er besloten wordt tot een aankoop geeft de voorzitter van de betreffende commissie hiertoe de opdracht aan een commissielid. Indien het kosten betreffen die de begroting overschrijden, dan wel kosten die niet zijn begroot, dient er vooraf toestemming gevraagd te worden bij de Commissie van Beheer. Dit kan bij voorkeur via penningmeester.gkv.aduard@gmail.com. Na akkoord gaat het commissielid over tot de aankoop.

Stap 3: Betaling van aankoop
Zodra de aankoop is gedaan dient het declaratieformulier door het commissielid zo spoedig mogelijk ingevuld te worden.
Vul het declaratieformulier volledig in. Bij declaraties van meer dan € 250 is een tweede handtekening van een medecommissielid vereist. Aan deze voorwaarde kan ook worden voldaan door de declaratie per mail door te steuren naar een medecommissielid, die de declaratie vervolgens met zijn of haar akkoord doorstuurt naar de boekhouder.

Declaraties dienen bij voorkeur digitaal te worden aangeleverd bij de boekhouder via boekhouder.gkv.aduard@gmail.com. Declaraties kunnen echter ook fysiek worden ingeleverd. Deponeer hiervoor het formulier met de bijbehorende stukken in de brievenbus in de kerk. Indien directe betaling vereist is, lever dan het formulier in bij de boekhouder.

Organisatie

Inhoud hier